Bij groepsgesprekken of evenementen is een moderator nodig. Het is een rol waar velen onder ons voor terugdeinzen. De ervaring in ons PIT-Team leert dat dit niet nodig is. De rol kan je leren. Natuurlijk is ‘learning by doing’ de beste aanpak en met de volgende uitleg kan je zeker je beginnersangst overwinnen.
Eigen foto: gesprek met moderator (28/10/2021, Leuven)
De voorbereiding van een groepsgesprek of een evenement bereid je best in drie stappen voor:
INHOUD
STRUCTUUR
PROCES.
Stap 1 of de inhoud is de kennismaking met het thema van het gesprek. Laat je voorlichten door de organisator. Vraag wie deelneemt aan het gesprek, wat hun rol of positie is en waarom zij in het panel zitten. Vraag ook waarom dit gesprek of evenement plaats heeft en wat de organisator verwacht als resultaat van het gesprek. Als je niet met het thema vertrouwd bent, zoek je best nog wat informatie maar je hoeft echt géén expert te zijn in de materie. Expert-moderatoren hebben de neiging om het gesprek te domineren, wat fout is want een moderator is neutraal.
Stap 2 of de structuur is het moeilijkst. Je moet je verbeelden hoe het gesprek of het evenement gaat lopen, zowel in de tijd als in de ruimte. Of je nu online werkt of fysiek, dat blijft gelijk. Een goede tijdsinschatting van het hele gebeuren, totale tijd opgedeeld in tijdsblokken van maximum 7 minuten*, is nodig. Bepaal dan per tijdsblok hoe je te werk gaat en met wie of wie aan het woord is en soms ook waar. Zo bepaal jij het scenario (tijd x werkvorm) van het hele gebeuren. Dit schrijf je best op en je gebruikt dit om anderen in te lichten. Soms hebben zij ook een rol. Denk aan de licht- en geluidstechnicus of aan je assistent-collega. Zorg voor ‘flow’ of dat er géén dode momenten vallen. Zo kan je bijvoorbeeld zelf een paar vragen voorbereiden of je spreekt af met iemand dat die tussenkomt als het gesprek stokt.
Stap 3 is dan het proces. Wees zeker tijdig op de locatie. Begin je gesprek op de voorziene tijd. Speel even gastheer/vrouw en toon blijheid dat jullie van start kunnen gaan. Wees zakelijk, leg kort uit wat er gaat gebeuren, hoe lang het duurt en wat er met de resultaten zal gebeuren. Stel dan kort je gesprekspartners voor en begin er aan. Hoe je dit aanpakt, hang af van je karakter. Als je nieuwsgierigheid toont, en met belangstelling vragen stelt, dan zullen de deelnemers openbloeien en je proberen zo goed mogelijk te helpen. Na het afwerken van je scenario, rond je kort af en deel je nogmaals mee wat er met de resultaten zal gebeuren. Bedank de organisator.
Nog één tip of eerder een stelregel: verstoringen hebben voorrang. Als er iets gebeurt, geeft niet wat, een onwel geworden panellid of luidruchtige muziek naast je vergaderzaal, doe dan niet alsof het er niet is. Benoem het luidop en kijk of enige hulp kan ingeschakeld worden om de verstoring te verhelpen. In het slechtste geval eindigt hiermee je vergadering.
Veel succes!
Als je ruggenspraak wil over je aanpak, contacteer ons, wij helpen je graag.
* Mensen kunnen niet langer dan 7 minuten ingespannen luisteren. Afwisseling houdt de aandacht dus vast bijvoorbeeld een gesprek afwisselen met beeldmateriaal of met een verplaatsing.
