Algemene vragen over Ordolio

Ordolio is een nieuw afdelingsvoordeel: dit wil zeggen dat elke lokale afdeling van Landelijke Gilden Ordolio gratis kan gebruiken. Elke gilde kiest dus zelf of ze mee instapt of niet. Dit staat ook los van het feit of je afdeling nu al E-activiteiten of een afdelingswebsite gebruikt. 

Ook alle leden zullen een login kunnen aanmaken om Ordolio te gebruiken. Dit ongeacht of hun eigen lokale afdeling een eigen Ordolio-website heeft of niet. Een voorbeeld: lid Jan Janssens van Afdeling X maakt via Landelijke Gilden een login aan voor Ordolio. Jan Janssens zal via deze ledenlogin zichzelf kunnen inschrijven voor activiteiten die op Ordolio gepubliceerd worden (bijvoorbeeld bovenlokale evenementen of activiteiten van andere gilden), ook als Jan zijn eigen afdeling zelf geen Ordolio gebruikt.  

Er is geen vaste kost verbonden aan het gebruik van Ordolio. De koepel (Landelijke Gilden vzw) neemt alle ontwikkelingskosten en vaste kosten op zich en kiest ervoor om het gebruik gratis aan te bieden aan alle afdelingen.  

Er is wél een transactiekost per betalende transactie, bij bijvoorbeeld het aankopen van een ticket/inschrijving van een betalende activiteit. Per transactie/bestelling zal er een transactiekost van €0.35 worden aangerekend. Een voorbeeld: bij aankoop van een ticket van €10 zal de afdeling uiteindelijk €9.65 ontvangen. Deze kost (€0.35) wijzigt niet, ongeacht het totaalbedrag van de aankoop of het aantal tickets/inschrijvingen binnen één bestelling. 

Elke afdeling die mee instapt, zal vanaf de datum van de eerst geplande opleidingsavond (27/11/2025) Ordolio kunnen gebruiken, ongeacht aan welke opleidingsavond men deelneemt. Zowel leden als bestuursleden zullen vanaf 27 november dus kunnen inloggen. Je zal Ordolio gebruiken voor activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 januari 2026. Activiteiten die nog plaatsvinden in 2025 plaats je niet in Ordolio!

Er volgt in de periode van 17-27 november een mail met instructies hoe je kan inloggen in Ordolio. De verdere werking van Ordolio wordt toegelicht op de fysieke opleidingsavonden of tijdens de digitale opleidingsavond (webinar). 

Belangrijk: er volgt in de tweede helft van december een nationale nieuwsbrief naar alle leden met een voorstelling van wat Ordolio is en hoe leden hun ledenlogin kunnen aanmaken. Dit ongeacht of de lokale afdeling van het lid zelf Ordolio gaat gebruiken voor hun eigen werking, of niet. 

Je zal vanaf 27/11/2025 kunnen inloggen via Ordolio. Hoe en waar je dit juist doet, wordt toegelicht tijdens de opleidingsavonden. Zowel bestuursleden als leden zullen in Ordolio kunnen inloggen met hun Landelijke Gilden-login. Je gebruikt voor Ordolio dus dezelfde login-gegevens als degene die je gebruikt voor onze nationale website en onze app. Ben je al (bestuurs)lid maar heb je nog geen LG-login aangemaakt? Dit kan je eenvoudig doen via deze link: https://www.landelijkegilden.be/registratie

Let wel: je kan nu al een Landelijke Gilden-login aanmaken, maar je zal pas vanaf 27/11/2025 kunnen inloggen in Ordolio. We communiceren later dit jaar uitgebreid naar onze leden hoe en wanneer zij een login kunnen aanmaken.

Indien een afdeling mee instapt in Ordolio, zal standaard telkens de secretaris van de afdeling alle beheerdersrechten hebben binnen Ordolio . Daarnaast kan een bestuur ook extra beheerders toevoegen. Dit kan door in onze Landelijke Gilden leden-app de bestuursfunctie ‘Ordolio-beheerder’ toe te wijzen aan een bestuurslid.  

Indien jouw afdeling mee instapt, zal je vanaf 27/11/2025 kunnen werken in Ordolio. Je kan vanaf dan activiteiten aanmaken en publiceren, die plaatsvinden vanaf 1 januari 2026. We raden aan om je in te schrijven voor één van onze fysieke opleidingsavonden (tussen 27/11 – 09/12) of de digitale opleidingsavond (online vanaf 10/12) te bekijken, zodat we jou tijdig wegwijs kunnen maken hoe je Ordolio gebruikt. 

De aankomende activiteiten van jouw gilde zal je kunnen publiceren op je afdelingswebsite. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om foto’s te delen, contactgegevens te plaatsen, een link naar jullie sociale media te weergeven, nieuwsberichten aan te maken en zoveel meer! 

Je kan ervoor kiezen om open-activiteiten aan te maken, of een activiteit aanmaken uitsluitend voor leden Landelijke Gilden. Voor een open-activiteit kan iedereen zich inschrijven, voor een leden-activiteit zullen leden eerst moeten inloggen met hun leden-login voordat ze zich kunnen inschrijven. 

Geen probleem! We begrijpen dat het niet voor iedereen even evident is om een login aan te maken of om zichzelf online in te schrijven voor een activiteit via Ordolio. De secretaris of Ordolio-beheerders van je afdeling kunnen deze mensen dan inschrijven. Een bestuurslid kan deze deelnemers zelf toevoegen in de desbetreffende Ordolio-activiteit en indien nodig aangeven hoe deze inschrijving betaald is.

Indien je als gilde een betalende activiteit organiseert, zullen deelnemers zich online kunnen inschrijven en meteen online kunnen afrekenen indien gewenst. Ze zullen voor de betaling hun bankkaart kunnen gebruiken, of een QR-code scannen (bijvoorbeeld via de Payconiq app of via de app van hun bank). Zowel de deelnemer als de afdeling zullen onmiddellijk kunnen zien of de betaling geslaagd is. Enkele werkdagen later verschijnen alle deelname-bedragen automatisch op de rekening van de gilde.  

Daarnaast kan je ook manuele overschrijvingen of cash betalingen toelaten. In dat geval is het aan de bestuursleden om deze betalingen zelf op te volgen en aan te duiden in Ordolio indien een betaling is ontvangen.

Let wel: bij online betalingen via Ordolio zal er een transactiekost van €0.35 per bestelling worden aangerekend. Deze kost blijft ongewijzigd, ongeacht het totaalbedrag binnen één bestelling. Een voorbeeld: Afdeling X organiseert een uitstap, waarvoor de deelname €15 per persoon bedraagt. Jan Janssens wenst voor 4 personen in te schrijven en doet dit in éénzelfde bestelling. Jan betaalt in totaal voor deze bestelling 4 x € 15 = €60. Van die €60 gaat €0.35 naar transactiekost. De afdeling ontvangt dus €59.65, want €0.35 wordt van die €60 afgehouden.  

Bij gratis activiteiten of betalingen die niet online gebeuren (cash) zal er uiteraard geen transactiekost van toepassing zijn. 

Ja, je kan bijvoorbeeld 2 ‘tickets’ verkopen: eentje voor leden (aan kortingsprijs) en eentje voor niet-leden (aan iets hogere prijs). Om in te schrijven aan dit verlaagde tarief, zullen leden zich eerst moeten inloggen met hun Landelijke Gilden-login, om te verifiëren dat ze inderdaad lid zijn. Niet-leden kunnen meteen hun inschrijving voltooien. 

Zeer belangrijk: er is een koppeling tussen onze leden-app en Ordolio. Dit wil zeggen dat je in Ordolio ook je ledenlijst zal kunnen terugvinden om deze bijvoorbeeld in bulk te mailen. Het beheren, aanpassen of toevoegen/verwijderen van leden blijft via onze reeds bestaande leden-app. 

Ja! Je zal als afdeling eenvoudig bulk-mails, nieuwsbrieven en andere mailings kunnen opstellen en uitsturen. Dit via de standaard geïmporteerde ledenlijsten, die je mogelijks kent vanuit onze app, of via eigen geïmporteerde contacten (bijvoorbeeld via een Excel). Hou er rekening mee dat mensen zich kunnen uitschrijven voor e-mails, mogelijks zullen er dus af en toe e-mailadressen automatisch worden verwijderd uit de gesynchroniseerde mailinglijsten.

Ordolio is inderdaad volledig GDPR-proof. Alle toepassingen binnen Ordolio zijn gebouwd volgens de meest recente GDPR-richtlijnen. Waar je zelf voor verantwoordelijk bent, lichten we later toe via onze opleidingsavonden. 

De website-omgeving van Ordolio zal ook vlot raadpleegbaar zijn via een smartphone. Daarnaast wordt er ook een mobiele app gelanceerd die je zal kunnen downloaden op jouw smartphone. Deze is beschikbaar later dit najaar en wordt ook toegelicht tijdens de fysieke opleidingsavonden en tijdens de online opleidingsavond van 10/12/2025. 

Je zal in Ordolio zelf de inhoud van de e-mail kunnen bepalen. Je kan tekst opmaken en afbeeldingen toevoegen. E-mails die jouw afdeling uitstuurt, zullen bij de ontvangers toekomen in naam van jouw afdeling. Dit wil zeggen: de ontvangers zien als verzender de naam van jouw afdeling, bijvoorbeeld ‘Afdeling X’. De mails worden verzonden vanuit een ‘@ordolio.com’ domeinnaam’, maar er staat als weergave naam wél de naam van jouw afdeling bij. Je zal zelf kunnen kiezen via welk e-mailadres mogelijke antwoorden binnenkomen. Je kan er dus voor kiezen om als ‘reply to’ -adres het persoonlijke mailadres van jouw gilde toe te voegen, of bijvoorbeeld rechtstreeks van jullie secretaris. Heb je hier nog vragen over, of is het nog wat onduidelijk? (Her)bekijk dan de opname van onze online opleidingsavond! 

Ja, je zal ook in Ordolio jouw activiteiten kunnen exporteren. Je kan zelf kiezen welke periode geëxporteerd mag worden, bijvoorbeeld alle activiteiten van een volledig kalenderjaar, of een periode die je zelf instelt. Daarnaast zal je ook heel wat statistieken per activiteit kunnen raadplegen: interessant!

De link naar jouw afdelingswebsite in Ordolio, zal een Landelijke Gilden-domein bevatten. Deze zal er zo uitzien: https://afdelingsnaam.landelijkegilden.be – dit gebruik herken je mogelijks van onze oude afdelingswebsites. Deze links zullen actief zijn vanaf januari 2026.  

Heb je al een huidige afdelingswebsite met reeds bestaande link? Deze zal vanaf januari rechtstreeks doorlinken naar jullie nieuwe Ordolio-website! 

Dan kan je van een aantal toepassingen geen gebruik meer maken: je hebt geen afdelingswebsite meer (want deze is volledig gelinkt aan Ordolio) én je kan je activiteiten niet meer rechtstreeks pushen naar de website van Landelijke Gilden en de website van UiT in Vlaanderen.  
Je werkingstoelage en subsidies voor activiteiten kan je indien gewenst wel nog los van Ordolio aanvragen. Uiteraard hopen we dat je instapt in Ordolio. 

Het is niet mogelijk om een afdelingswebsite via Landelijke Gilden te behouden als je niet instapt in Ordolio. Jullie afdelingswebsite is immers onlosmakelijk verbonden met Ordolio. Deze kan alleen ‘gevuld’ worden met jouw activiteiten, nieuws, enz. wanneer je gebruik maakt van Ordolio. Wens je geen gebruik te maken van Ordolio, dan zal jouw afdelingswebsite vanaf 01/01/2026 verdwijnen. 

Je zal ook in Ordolio rechtstreeks activiteiten kunnen pushen naar de UiT in Vlaanderen-databank. Dit zal je kunnen voor activiteiten die vanaf 01/01/2026 plaatsvinden. Daarnaast zal je in Ordolio kunnen kiezen om jouw activiteiten ook te publiceren naar de nationale website van Landelijke Gilden.