Veelgestelde vragen over geld, banken en volmachten

Een landelijke gilde is een feitelijke vereniging. In principe genieten de leden van de eventuele opbrengsten van de werking. Door deze te gebruiken voor het doel van de vereniging, meer bepaald de organisatie van activiteiten, worden ze echter in praktijk niet toegevoegd aan het inkomen van de leden. Op die manier zijn de middelen van de gilde dus géén eigendom van de individuele leden, maar van de vereniging! Wie ontslag neemt als (bestuurs)lid kan geen aanspraak maken op een deel van het bezit, ook al heeft hij bijv. steeds de kar getrokken bij het uitwerken van een zeer winstgevende activiteit.

De leden van een feitelijke vereniging zijn persoonlijk aansprakelijk voor de contractuele engagementen van hun vereniging. Huur je een heel grote tent en komen er geen deelnemers opdagen, dan draai je zelf voor het verlies op. Is er niet genoeg geld in kas, dan zullen schuldeisers het persoonlijk vermogen van de leden proberen aan te spreken. Gelukkig wijst de praktijk uit dat de risico’s zeer beperkt zijn en dat je door iets goed aan te pakken meestal wat geld overhoudt. Veroorzaak je schade aan derden buiten een contract om, dan komt je familiale verzekering en/of de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van Landelijke Gilden tussen. 

Over belangrijke contracten of aankopen beslis je steeds samen met de andere bestuursleden. Als meerdere volmachthouders de rekening kunnen opvolgen, vermindert het risico op fouten of oneigenlijk gebruik van de middelen. Tot slot is het ook niet slecht na elke activiteit een overzicht van inkomsten en uitgaven op te maken en ervoor te zorgen dat alle bestuursleden het saldo van de rekening kennen. Je kan hiervoor o.a. gebruik maken van een eenvoudig kasverslag dat je op het bestuursledengedeelte van onze website kan vinden

Iedereen weet dat deelnemen aan het verenigingsleven niet gratis is. Voor bestuursleden komen daar nog allerlei kosten bovenop die gemaakt worden in functie van het algemeen belang van de afdeling. Denk hierbij bijv. aan het verzenden van brieven, telefoneren, fotokopiëren, zich verplaatsen met de wagen, specifieke materialen aankopen, enz. Al deze kosten zelf dragen zou niet rechtvaardig zijn. Anderzijds is het voor de meeste afdelingskassen niet haalbaar om bijv. een kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen uit te keren. Daarom maak je best binnen het bestuur afspraken over wat wel en niet kan, die dan voor iedereen duidelijk en op dezelfde wijze van toepassing zijn. Beschouw een onkostenvergoeding nooit als een waardering voor je vrijwilligerswerk! Als je met z'n allen vindt dat er een dankjewel af kan, trakteer dan het voltallige bestuur eens op een klein etentje of gewoon op een frisse pint.

Van de totale som van de in de afdeling geïnde lidmaatschapsbijdragen blijft 3% ter beschikking van de afdeling. Dit geld dient onder meer om de kosten van het secretariaat te dragen. Daarom wordt dit de bijdrage voor de secretaris genoemd. De regeling stamt nog uit de tijd dat al het administratieve werk voor de secretaris was en bijna alle lidgelden ook door hem werden opgehaald. Vandaag zal de aanpak verschillen tussen de afdelingen. Maar het ophalen van de lidgelden is meestal verdeeld tussen de bestuursleden en de financiële afhandeling loopt via de bankrekening van de afdeling. Na betaling van de rekening aan Leuven, blijft de '3% bijdrage voor de secretaris" op deze rekening achter. Secretarissen die met het bestuur afspraken gemaakt hebben over de terugbetaling van hun onkosten, laten het geld doorgaans gewoon in de kas zitten.

Een feitelijke vereniging die geen belastbare inkomsten heeft, is niet verplicht zich aan de fiscus kenbaar te maken. Toch moet elke vraag van de controlerende overheid om inlichtingen beantwoord worden. Feitelijke verenigingen houden dus best een overzicht bij van inkomsten en uitgaven, met inbegrip van de nodige bewijsstukken. Deze houd je minstens zeven jaar bij.

Door een rekening op naam van de gilde te openen, voorkom je dat het geld bij een overlijden van bijv. de penningmeester geblokkeerd wordt of in de erfenis terechtkomt. Natuurlijk zal de bankdirecteur vragen wie welke verantwoordelijkheid opneemt in de feitelijke vereniging die je landelijke gilde is. Omdat dit Huishoudelijk Reglement een uitgebreid document is, kan je ook de 'Afspraken over de werking van je afdeling' en het document 'Afspraken rond bankverrichtingen' gebruiken. Je vindt al deze documenten op de websitepagina 'Financiën van je afdeling'.

Het Huishoudelijk Reglement van de landelijke gilde stelt ook dat bij ontbinding van de afdeling, om welke reden ook, het vermogen niet wordt uitgekeerd aan de leden, maar overgedragen wordt aan de Gewestraad van Landelijke Gilden waarbij de afdeling in ontbinding aangesloten is. Het gewest zal de erfenis beheren tot het ogenblik dat de werking door een nieuw bestuur terug opgestart wordt. In praktijk is het echter meestal de gilde die de leden overneemt, die de bezittingen erft.

Geld dat je op een spaarboekje zet, brengt vandaag niets op. Toch is het niet verstandig om meer risicovolle beleggingen te doen. Bepaal als bestuur welk bedrag je als strategische reserve wil aanhouden. Deze som kan je dan eventueel op een wat langere termijn uitzetten om toch iets meer rendement te halen. Al het extra geld dat je nu hebt of later zal verdienen, kan je dan investeren in je werking. Zo kan je bijv. promotiematerialen aankopen om je zichtbaarheid in het dorp te vergroten. Koop je een tentje of een bakplaat, dan kan je deze - naast het gebruik op je activiteiten - ook ter beschikking stellen van je leden als bijkomend ledenvoordeel. Tot slot: van delen met goede doelen wordt je rijker. Je kan als afdeling een vaste jaarlijkse bijdrage schenken aan Trias. En waarom ook geen actie opzetten ten voordelen van een goed doel uit eigen omgeving, zoals bijv. een 'soep op de stoep' voor Welzijnszorg of een voetbalmacht ten voordele van een woonproject voor mensen met een handicap?