Dorpszalen & wetgeving over VZW-statuten

Tijdens het project ‘Boost je dorpszaal’ met steun van Leader en de provincie Oost-Vlaanderen kregen de deelnemers van een trefdag in Steenhuize een lezing over deze nieuwe wetgeving door Ilse Van Loo, senior auditor manager MRBB. Zij adviseerde om niet langer te wachten om de statuten volgens de nieuwe regels aan te passen; dit dient te gebeuren tegen ten laatste 01/01/2024 en daarbij moet ook het UBO register ingevuld zijn.

Enkele punten waar Ilse de nadruk op legde:

• Een vzw heeft een belangeloos doel (vroeger: maatschappelijk doel) en commerciële activiteiten mogen georganiseerd worden. Indien de omzet van die laatste de 50 % overschrijden, verandert de rechtspersonenbelasting in een vennootschapsbelasting waarmee de vzw een commercieel bedrijf (vennootschap) wordt. Dit bedrijf mag niet werken met vrijwilligers.
• VZW’s moeten op alle uitgaande akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken… het volgende vermelden:
  • Naam vzw
  • Rechtsvorm
  • Nauwkeurige aanduiding van de zetel van de VZW
  • Ondernemingsnummer
  • Rechtspersonenregister gevolgd door vermelding rechtbank van de zetel van de VZW
  • E-mailadres en website van de VZW (als die er zijn)
• Een coöperatieve vennootschap is géén goede organisatievorm voor de uitbating van een zaal.
• Gebruik in de statuten ‘zetel in Vlaams gewest’ i.p.v. naam gemeente; bij adreswijziging moet er dan géén statutenwijziging volgen.
• Het bestuursorgaan is o.m.  verantwoordelijk voor de begroting (nieuw).
• Let op voor de aansprakelijkheid van de bestuurders. Een verzekering voor ‘lichte fouten’ kan helpen, maar niet voor ‘zware fouten’. Zeer sterk aanbevolen is de jaarlijkse kwijting van de bestuurders; te notuleren tijdens de algemene vergadering. Laat liefst alle bestuurders ook tekenen.
• Bestuursorgaan beslist bij meerderheid van de stemmen. Indien gelijk, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
• Bij ontslag van een bestuurder, is coöpteren nu mogelijk (iemand anders in de plaats aanduiden zonder procedure). Dit moet wel in de statuten staan.
• Een belangenconflictregeling is nu opgenomen in de wetgeving. Wie een belangenconflict heeft, moet dit melden en mag niet deelnemen aan de beraadslaging en beslissing. Dit moet genotuleerd zijn. Stel dat een meerderheid van de bestuurders geconflicteerd is, dan beslist de AV.
• Voor betalingen, rekeningbeheer en andere financiële verrichtingen is de aanbeveling om dit niet in de handen van één persoon te leggen. 
• De wetgever maakt onderscheid tussen grote en kleine verenigingen (en micro). De criteria zijn 'aantal werknemers', 'jaaromzet' en 'balanstotaal' (zie nationale bank). Wie met een "kleine vereniging" werkt, kan een verkort model van de jaarrekening gebruiken.
• Verenigingen moeten voldoen aan de BTW-regelgeving behalve als ze een ‘kleine onderneming’ zijn d.w.z. als het jaarlijks omzetcijfer van de onderneming niet meer dan 25.000 euro (exclusief btw) bedraagt (zie FOD Financiën).  Afhankelijk van de activiteit moet BTW geheven worden. Socio-culturele activiteiten zijn vrijgesteld, maar het verkopen van drank en spijzen niet.
• I.v.m. verzekeringen. Opletten met de clausule ‘afstand van verhaal’. 

In het wetboek zijn Deel 1 (algemeen) en deel 3 (verenigingen en stichtingen) van belang